Öncelikle yurtdışında görevlendirildiğine Rektörlük Makam Olurunun alınmış olması gerekir. Görevlendirme yapıldıktan sonra Başkanlığımıza şahsen müracaat edilir.

Adlarına hizmet damgalı pasaport düzenlenen görevli, eş ve çocuklarının görevle ilgili seyahatini tamamlamasını takiben, geçerliliği devam eden hizmet damgalı pasaportların Personel Daire Başkanlığına teslim edilmesi gerekmektedir.